英語で催促のメールを書くには？丁寧な言い回しとビジネス例文集
相手への催促は、ビジネスにおいて慎重な表現が求められる場面のひとつです。
特に英語では、トーンや言い回しによって印象が大きく変わるため、適切な表現を選ぶことが重要です。
本記事では、reminderやfollow-upといった基本的な催促表現の使い分けから、丁寧さを保ったまま伝える 「gentle reminder」や 「friendly reminder」 の使い方、さらに対応を促すための少し強めの表現まで、具体例を交えてご紹介します。
相手との関係性を大切にしながら、要点をしっかり伝えるための英語表現を実践的に学べる内容です。
【基本編】英語で「催促」は何と言う？ReminderとFollow upの違い
英語で相手に催促のメールをしたい場合、reminder と follow up がよく使われます。
この2つはどちらもビジネスシーンで使えますが、使うシチュエーションやトーンに違いがあるため、使い分けが大切です。
Reminder：～をお忘れなく
reminder は「思い出させるもの」という意味で、ビジネス英語では「〜をお知らせします」「〜をお忘れなく」といった形で使われます。
よく使われる場面：
- 支払いの督促（請求書のリマインド）
- 会議・納期の通知
- イベントのリマインド
reminder 単体だとややストレートな印象になるため、「gentle reminder」 や 「friendly reminder」 といった柔らかい表現を添えるのが一般的です。
This is a gentle reminder that the meeting is scheduled for tomorrow.
（明日の会議の予定を、念のためお知らせいたします。）
「a gentle reminder」 は「念のためのお知らせ」といったニュアンスで、催促の印象を和らげてくれます。
Follow up: ～を確認したく
follow-up は「（前回の連絡を）追う」「確認する」という意味です。
「その後いかがでしょうか？」というような、やさしく進捗を確認するイメージで使われます。
よく使われる場面：
- メールの返信がないとき
- 会議や商談後の次のアクション確認
- 提案や依頼の進捗確認
I just wanted to follow up on the quote I sent last week.
（先週お送りしたお見積もりについて確認させてください。）
【やんわり編】英語で丁寧な催促のメールを書く：friendly reminder・gentle reminderの違い
メールで催促をするとき、できるだけ角が立たないように伝えたい場面は多くあります。
そのときに使えるのが 「friendly reminder」 や 「gentle reminder」 といった丁寧な印象の表現です。
同じ reminder を使うものの、シチュエーションやニュアンスに応じて使い分けましょう。
Friendly reminder：ややカジュアルな催促
「a friendly reminder」 は、相手に対してややカジュアルなトーンで催促する表現です。社内メールや、親しい取引先などに適しています。
Just a friendly reminder that your report is due by Friday.
（金曜日が提出期限であることをお忘れなく、という軽いお知らせです。）
「Just a friendly reminder」 という書き出しで、やさしく促すことができます。
Gentle reminder：よりフォーマルな印象の催促
「a gentle reminder」 は「穏やかな催促」というニュアンスで、よりフォーマルな場面や丁寧さが求められる相手に適しています。
This is a gentle reminder that the invoice is still pending.
（請求書のお支払いがまだのようですので、念のためお知らせいたします。）
丁寧でありながら要件をしっかり伝えることができます。
【強め編】英語で「強めの催促メール」を書くには？失礼にならない表現
ビジネスの場では、時々、やんわりとしたリマインダーでは反応がない場合もあります。
そのようなときは、少しトーンを強めた表現で再度アプローチする必要があります。
ただし、英語でもあからさまな「催促」は相手にプレッシャーを与えることもあるので、丁寧さを保ちつつも明確に伝えるのがポイントです。
段階的にトーンを強める表現
催促の強さには段階があります。いきなり強く言うのではなく、次のようにステップを踏んで強調していくのが効果的です。
1. I’m following up on…
これはまだ比較的やわらかいトーンですが、「前回送ったメールを見てほしい」というメッセージを明確に伝えます。
I’m following up on my previous email regarding the invoice.
（請求書に関する前回のメールについて再度ご連絡いたします。）
2. I would appreciate it if you could…
「ありがたいです」という丁寧な依頼の形をとりつつ、早めの対応をお願いできます。
I would appreciate it if you could respond at your earliest convenience.
（できるだけ早くご返信いただけますと幸いです。）
3. We kindly ask for your prompt response.
「kindly」 を入れることで柔らかさを保ちつつ、「早く対応してほしい」という強めの催促になります。
We kindly ask for your prompt response to avoid any delays.
（遅延を避けるため、早急なご対応をお願い申し上げます。）
4. This is an urgent matter.
ここまでくると「緊急対応」の表現になります。
納期遅れや重大な対応が必要な場合に使いましょう。
This is an urgent matter and requires your immediate attention.
（これは緊急の件であり、即時のご対応をお願い致します。）
強めの催促で避けたいNG表現
以下のような表現は、直接的すぎたり命令調になってしまったりするので注意しましょう。
例文：
Please reply immediately.
（即返信してください.。）
Why haven’t you responded yet?
（なぜ返信がないのですか？）
You must reply today.
（今日中に返信しなさい。）
代わりに、「We would appreciate your cooperation.」や 「Thank you in advance for your response.」 といった丁寧なフレーズを選びましょう。
【例文編】英語での催促メールの書き方
催促メールを書くとき、「どこから書き始めればいいの？」と悩むことがあります。
実は、英語でも、リマインドメールにはある程度の「型」があります。
ここでは、催促を促すメールの構成を具体的に紹介していきます。
リマインドメールの基本構成（4ステップ）
基本的な構成は以下となります。
- 件名
- 書き出しの挨拶
- リマインド内容
- 締めの挨拶
1. 件名の例
件名は簡潔かつ明確にしましょう。
以下のような表記が便利です。
- Friendly Reminder: Upcoming Deadline on [日付]
- Follow-up on [プロジェクト名 / 件名]
- Gentle Reminder: Payment Due
件名に「Reminder」「Follow-up」などを入れることで、相手に内容が一目で伝わります。
2. 書き出しの例
書き出しでは、丁寧さを忘れずに自然な挨拶を入れましょう。
I’m writing to follow up on my previous email sent on [日付].
（[日付]にお送りしたメールについて、再度連絡しております。）
3. 本文のリマインド内容
目的や状況に応じて次のように表現を選びましょう。
軽めのリマインド
Just a friendly reminder that the meeting is scheduled for this Friday.
（今週金曜日に会議が予定されていることをお知らせいたします。）
フォローアップとして
I wanted to follow up on the proposal I sent last week. Have you had a chance to review it?
（先週お送りした提案書についてご確認いただけましたでしょうか？）
緊急性がある場合
例文：
This is a gentle reminder that the deadline is tomorrow.
（締切が明日ですので、念のためお知らせいたします。）
We would appreciate it if you could respond at your earliest convenience.
（可能な限り早めにご返信いただけますと幸いです。）
4. 締めの言葉
最後もやさしく締めくくりましょう。
例文：
Thank you for your attention to this matter.
（本件にご対応いただきありがとうございます。）
Please feel free to reach out if you have any questions.
（ご不明な点があればいつでもご連絡ください。）
まとめ：相手との関係性を大切に
催促メールは、内容によっては相手にプレッシャーを与えたり、失礼な印象を与えたりすることがあります。
だからこそ大切なのは、「丁寧な表現」と「相手への配慮」です。
今回ご紹介した表現やテンプレートを活用すれば、信頼関係を損なうことなく要件を伝える催促を促すメールが書けるはずです。
この記事がその一助となれば幸いです。
