英語での催促メールはこう書く！ビジネス向きの丁寧な表現を例文付きで解説

「英語で催促メールを書くのは難しい」と感じたことはありませんか？

行間を読むことが求められる日本語とは違い、英語は伝えるべきことをストレートに述べることが好まれる言語です。

しかし、ストレート過ぎる表現は、かえって相手に失礼な印象を与えてしまったり、高圧的に受け取られたりと、相手との関係に影響を及ぼしかねません。

そこでこの記事では、ビジネスパーソンにとって重要な「催促メールの書き方」をテーマに、気を付けるべきポイントや例文を解説します。

相手を不快にさせない催促メールの書き方やそのまま使える便利な英語表現を知って、相手からの返信を引き出しましょう。

【ビジネス英語】丁寧な催促メールの書き方

まずは催促メールの基本的な構成を確認しましょう。

「催促メールの基本構成」

1. 件名
2. 挨拶
3. 本題
4. 取ってほしい行動を明示
5. 締めの言葉

上記の構成に沿って、それぞれのステップで気を付けるべき点や例文を見ていきましょう。

1. 件名は「〇〇 Reminder」か「Follow-Up」が基本

ビジネスメールの件名で気を付けるべき点は、ぱっと見てメールの概要がわかるようにすることです。

前回送ったメールの件名は消さずに残したまま、頭に次のような文言を付け加えるのが一般的です。

• Gentle Reminder：丁寧な催促
• Friendly Reminder：親しみを込めた催促
• Quick Reminder：ちょっとしたリマインダー
• Urgent Reminder：緊急の催促
• Follow-Up：進捗状況、進展、返答を求める際のやんわりとした催促

「リマインダー」は予定などを通知してくれる機能としてご存じの方も多いことでしょう。

ただし「Reminder」単体で使うとドライな印象があるため、社外の人に対するビジネスメールでは丁寧な印象がある「Gentle Rminder」が広く使われています。

同僚などの親しい間柄の相手に送る場合に適しているのが、よりカジュアルな「Friendly Reminder」です。

「Quick Reminder」は、締め切りやイベントが近づいていることを簡潔に通知したい場合に使われます。

「Urgent Reminder」は、語感が強く相手にプレッシャーを与えかねない表現です。

何度も催促しているのに返信がない場合の強めの催促や、極めて緊急性が高い場合など、一刻を争う要件にのみ用いましょう。

「Follow-Up」はビジネスシーンで使う場合、「後追い」という意味があります。

やんわりと催促したい時に便利な表現です。

「その後いかがでしょうか？」と相手の状況を後追いで確認したい時に使われます。

2. 定番の丁寧な挨拶フレーズ

催促メールは状況の焦りから最初に本題を伝えたくなりますが、少なくとも1回目の催促メールでは丁寧な挨拶表現を入れるのがマナーです。

まずは温かい言葉でメールをスタートさせましょう。

次のような例文はどれも日本語の「お世話になっております」に相当する表現です。

3.本題に入る時の書き出しフレーズと例文

丁寧な挨拶が済んだら、どんな要件でメールしているのかを簡潔に伝えましょう。

要件を伝える便利なフレーズには、例として次のようなものがあります。

• I’m writing to follow up on ~.
  （〜の件のフォローアップとしてメールしております。）
• This is just a gentle [quick/friendly] reminder that ~.
  （～の件で念のためご連絡いたしました。）

4.取ってほしい行動を明示

「その後いかがですか？」と単に確認するのではなく、必ず相手に取ってもらいたいアクションがある場合は、その旨を伝えましょう。

急いでいる場合は、「いつまでに」という期限を設けるのもポイントです。

海外にいる相手とやり取りをしている場合は、時差の問題が発生します。

日本時間を基準に具体的な時間を設定したい場合は、「JST（日本標準時）」を入れましょう。

5. 相手を気遣った締めの言葉

催促メールは、「お支払いください」「納品ください」「ご連絡ください」と、こちら側の要求ばかりを伝える内容になりがちです。

協力的な姿勢があることや、相手の多忙さを十分承知していることなど、相手を気遣う言葉を入れると、押しつけがましくなく好印象です。

相手が返信したくなるような内容でメールを締めくくりましょう。

【シチュエーション別】英語での催促メールに使える例文

ここからは具体的なビジネスシーンを想定した例文をご紹介します。

返信が来ない時の例文

返信が来ない場合は、「何に対しての返信を希望しているのか」や「前回メールした日付」を入れると簡潔に要件が伝わります。

支払いが遅れている時の例文

支払いが遅れている場合、「請求書番号」「支払い期限」「支払い金額」など、できるだけ具体的に情報を伝えましょう。

納期・締め切りが迫っている時の例文

支払い期日や納品日など、あらかじめ設定した期日が迫っていることを通知したい場合も、「日付」や「必要な提出物」などを具体的に伝えましょう。

2回目以降の強めの再催促

催促メールは、基本的に何度も送るのは好ましくありません。

しかし、1回では相手からの必要なアクションが得られないこともあります。

そのような場合、強めに再催促する必要が出てきますが、丁寧さはなくしてはいけません。

やむを得ず要求しないといけない状態や、これ以上連絡がない場合の対応など、然るべき対応を丁寧に伝えましょう。

さいごに

英語で丁寧な催促メールを書く際に大切なことは、相手への配慮が感じられる文面を心掛けることです。

相手を責めるような表現は、相手にアクションを促すどころか、かえって逆効果になり得ます。

事務的で上から目線のメールではなく、温かみのあるメールは人を動かします。

この記事でご紹介した丁寧な催促メールの書き方を実践して、相手からの行動や返信を促してみましょう。

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