英語で電話をする！ビジネスで使える電話の受け方・かけ方のフレーズと例文
ビジネスシーンにおいて避けて通れないのが電話対応です。
英語での電話対応となると、なおさら苦手意識を持っている人も多いでしょう。
しかし、基本の型やフレーズはある程度決まっているので、一度覚えてしまえば恐れるに足りません。
この記事では、ビジネスシーンで使える電話の受け方・かけ方の英語表現やフレーズを例文とともにご紹介します。
海外クライアントや海外支社と電話でやり取りがある方は、この記事を読んで電話対応に自信をつけましょう。
電話を受ける際のビジネス英語
まずはかかってきた電話を受ける際の定型表現を見ていきましょう。
1.挨拶＋会社名＋名前を述べる
例文：
Thank you for calling [company name]. This is [name] speaking.
（お電話ありがとうございます。〇〇社の〇〇です。）
Good morning, [company name]. [name] speaking.
（おはようございます。〇〇社の〇〇です。）
電話をかける際はフルネームを名乗るのが一般的ですが、電話を受ける際の名前の伝え方は社風や人によって差があります。
フルネームを伝えるとフォーマルな印象がありますが、ファーストネームだけでも十分なケースが多いです。
電話はどんな人からかかってくるか分からないため、個人情報漏洩の観点から会社名だけを述べるケースもあります。
名前を伝えるかどうかは上司の電話対応を参考に判断しましょう。
2.「どのようなご用件でしょうか？」の英語
How may I help you?
（どのようなご用件でしょうか？）
「may」の部分を「can」に置き換えて使うこともあります。
違いは「may」のほうが若干フォーマルで丁寧な響きがあることです。
3.名前を尋ねる
例文：
May I have your name, please?
（お名前を教えていただけますか？）
May I ask who’s calling?
（どちら様でしょうか？）
相手が名乗らない場合は、名前を聞き出してから担当者に繋ぐのが一般的です。
Who are you?
（あなたは誰ですか？）
は失礼な言い回しなので使わないように気をつけましょう。
4.取り次ぐ
例文：
One moment, please. I’ll put you through.
（少々お待ちください。お繋ぎいたします。）
Please hold the line. I’ll check if he [she] is available.
（切らずにそのままお待ちください。確認いたします。）
「put 人 through」は電話を繋ぐ時に使われる定番フレーズです。
5.担当者が電話に出られない場合
例文：
I’m afraid he [she] is not available right now.
（あいにく今は対応できません。）
He [She] is on another line at the moment.
（ただいま別の電話に出ております。）
He [She] is out of the office today.
（本日は不在にしております。）
He [She] is not at his [her] desk right now.
（ただいま席を外しております。）
I’m afraid he [she] is in a meeting.
（あいにく会議中です。）
He [She] is on a business trip.
（出張中です。）
担当者が電話に出られないことはよくあるので、上に挙げた例文を状況に応じて使い分けらえるようにしておきましょう。
6.戻り予定を伝える
例文：
He [She] will be back in one hour.
（1時間で戻る予定です。）
He [She] will be back shortly.
（すぐに戻る予定です。）
担当者がいつ戻るのか目安を伝えると、相手のことを気遣った電話の返事になるでしょう。
7-1.伝言を提案する
例文：
Would you like to leave a message?
（伝言を残されますか？）
I’ll make sure he [she] gets your message.
（伝言を必ずお伝えします。）
伝言を聞いた後の返事として使えるのが2つ目の例文で、日本語の「伝言を承りました」に近い表現です。
7-2.折り返しを提案する
Would you like him [her] to call you back?
（彼に[彼女に]折り返しお電話させましょうか？）
「Would you like 人 to」は「人に～してほしいですか？」と丁寧に提案する時に使われる定型フレーズです。
担当者から折り返し電話させることを提案する際はこの表現を使ってみましょう。
8.電話を切る
例文：
Is there anything else I can help you with today?
（本日は他に何かお役に立てることはありますか？）
Thank you for calling. Have a nice day.
（お電話ありがとうございました。良い一日を。）
どうやって電話を終えたらいいか分からないと悩む人もいるのではないでしょうか。
他に用件はないか念のため確認して、締めの挨拶を述べるのが一般的です。
電話をかける際のビジネス英語
ここからは自分から電話をする際に使える英語表現を見ていきましょう。
1.挨拶＋会社名＋名前を述べる
Hello, this is [full name] from [company name].
（〇〇社の〇〇と申します。）
このフレーズのポイントは前置詞「from」です。
起点のニュアンスがある「from」を使うことで、「〜から電話している」といった意味を言い表すことができます。
2.「〇〇さんはいらっしゃいますか」の英語
例文：
May I speak to Ms. Lee, please?
（リーさんはいらっしゃいますか？）
Could you put me through to Mr. Lewis, please?
（ルイスさんに繋いでもらえますか？）
担当者を呼び出す時に使えるフレーズが「May I speak to」です。
電話を繋ぐ時に解説した「put 人 through to」を使って表現することもできます。
3.用件を伝える
例文：
I’m calling regarding the launch event scheduled for next Wednesday.
（来週水曜日に予定されているローンチイベントについてお電話いたしました。）
I’m calling about arranging a meeting with your team.
（御社のチームとの会議の調整についてお電話いたしました。）
用件を伝える際に便利なフレーズが「I’m calling regarding」や「I’m calling about」です。
「regarding」を使うほうが、フォーマルでかしこまったニュアンスがあります。
「about」のほうは、より柔らかい言い回しで同僚などの社内電話でも使える表現です。
4.担当者が不在の場合
例文：
I’ll call back later.
（あとでまたかけ直します。）
Could I leave a message?
（伝言をお願いできますか？）
Could you please ask him [her] to call me back?
（折り返し電話いただくよう伝えていただけますか？）
担当者が不在の場合の対応としては、大きく3つの選択肢があります。
自分がかけ直すか、伝言を残すか、相手に電話してもらうかのどれかです。
電話内容の緊急度に応じて、即座に言えるように3つとも覚えてきましょう。
5.電話を切る
Thank you for your time today. Have a great day.
（本日はお時間いただきありがとうございました。良い一日を。）
電話の時間を取ってもらったことに対して感謝を伝えると、良い印象を残して電話を終えることができるでしょう。
電話トラブルのビジネス英語
電話を受ける側もかける側も、相手の声が聞こえづらいと感じることはあります。
そんな時に使える英語表現を見ていきましょう。
電波や回線が悪い場合
例文：
Your voice is breaking up.
（声が途切れ途切れです。）
I’m afraid we have a bad connection.
（恐れ入りますが電波が悪いようです。）
「bad connection」は、オンライン会議やネット接続で通信が悪い時にも使える便利なフレーズです。
聞き取れない場合
例文：
I’m afraid I can’t hear you well. Could you speak up a little, please?
（申し訳ありませんがよく聞こえません。もう少し大きな声で話していただけますか？）
I’m sorry, I didn’t catch that. Could you say that again, please?
（すみませんが聞き取れませんでした。もう一度言っていただけますか？）
Could you speak more slowly, please?
（もう少しゆっくり話してもらえますか？）
「聞き取れない」の英語表現として便利なフレーズが、「I didn’t catch 〇〇.」です。
「〇〇」の部分に「your name」を入れると「名前が聞き取れませんでした」を表し、「the last part」を入れると「最後の部分が聞き取れませんでした」を表すことができます。
おわりに
英語で電話をするのは、誰しも最初は緊張するものです。
しかし、事前に言い回しを知り、繰り返し練習すれば英語で電話することへのハードルはぐっと下がります。
ビジネスの場で英語の電話対応ができるということは、実績になります。
この記事で紹介した定番のフレーズを活用し、電話をかける際も受ける際も落ち着いて対応しましょう。
