ファイルや資料をビジネスメールで送る際に役立つ例文やフレーズ4選

ビジネスメールで「添付ファイルをご確認ください」や「書類を添付しました」といった言い回しを英語でどう表現したらいいか悩んだことはありませんか？

じつは、メールで添付ファイルを送る際の表現は決まった言い回しが多いため、一度覚えてしまえば実際のメールでそのまま活用することができます。

本記事では、ビジネスシーンでファイルや資料をメールで送る際に役立つ英語フレーズをご紹介します。

加えて、相手に具体的な対応を促す表現から、大容量の添付ファイルを送る際に配慮を示す言い回しまで、実用的な例文を幅広く取り上げます。

この記事を読んで、添付ファイルに関する英語表現を実務で使えるようになりましょう。

「添付ファイル」や「添付資料」の英語表現

まずは、添付ファイルをメールで送る際の基本となる「添付〇〇」の英語表現を確認しましょう。

「添付の」を表す英語は、動詞「attach」の形容詞形である「attached」を使うのが一般的です。

たとえば「添付ファイル」は英語で「attached file」と表現します。

このように「attached＋名詞」の形でメールに添付するものを言い表すことができます。

以下に、ファイルや資料などの「名詞」の英語表現をまとめました。

ビジネスメールに添付する主な名詞

• file（ファイル）
• document（書類）
• material（資料）
• report（報告書）
• data（データ）
• image（画像）
• contract（契約書）
• invoice（請求書）
• quotation（見積書）
• catalog（カタログ）
• slide（プレゼンなどのスライド）
• resume / CV（履歴書）
• agenda（アジェンダ）
• minutes（議事録）

ここでの注意点は、「議事録」を意味する「minutes」は必ず複数形で表記することです。

単数形「minute」にすると「（時間の）分」の意味になってしまうので気をつけましょう。

なお、英語には「attachment」という「attach」の名詞形があり、メールの文脈では「添付ファイル、添付書類」を意味します。

「添付の」の英語表現を確認しましたが、この他に「最新の〇〇」や「更新済みの〇〇」といった形容詞がビジネスメールではよく使われます。

次の形容詞も併せておさえておきましょう。

状態を表す形容詞

• revised（改訂済みの）
• corrected（修正済みの）
• updated（更新済みの）
• latest（最新の）
• original（元の）
• previous（前回の）
• draft（下書きの）
• additional（追加の）
• requested（依頼のあった）

たとえば「最新の報告書」は「latest report」と表現するように、形容詞と名詞を組み合わせることで、具体的な添付物を言い表すことができます。

ファイルをメールで送る時に役立つ英語フレーズ4選

ここからは「ファイルを添付しましたのでご確認ください」や「資料を添付にてお送りいたします」を英語で表現する際の定型フレーズをご紹介します。

1. Please see the attached file. （添付ファイルをご確認ください。）

この表現は、何かをメールに添付して送る際の定番表現です。

「see」は「見る、会う」の意味で使われることの多い英単語ですが、ここでは「中身に目を通す」の意味で使われています。

動詞は「see」の他に、いくつかバリエーションがあります。

「find」も「see」同様によく使われ、ややフォーマルな語感があります。

「check」を使うと、中身が問題ないかどうか確認してもらいたいニュアンスが強く表れ、「see」よりも一歩踏み込んだ表現になります。

2. I have attached the file.（ファイルを添付しています。）

ここまで形容詞「attached」を使った表現をご紹介しましたが、動詞「attach（添付する）」を使ってファイル等がメール添付されていることを言い表すこともできます。

3. Attached is [are] ~.（が添付されております。）

「attached」を文頭に置いて表現することもできます。

通常の語順だと「(The file) is attached. 」の形を取りますが、ビジネスメールでは倒置が起こって「attached is (the file)」の語順になることがあります。

4. Here is [are] ~.（こちらが～です。）

相手から書類の送付を依頼された場合は、メールを返信する際に「Here is [are]～」を使ってシンプルに伝えることもできます。

相手に取ってもらいたい対応を英語で明記する

ファイルをメールで送る際は、相手にどんな対応をしてもらいたいのか明確に伝えることが重要です。

さらに、対応や回答に期限がある場合は、その期日を必ずメールの文面に入れましょう。

ここからは、添付ファイルを送る際のよくあるシチュエーションを想定した英語例文をご紹介します。

修正・更新してほしい場合

コメントやフィードバックがほしい場合

受領確認がほしい場合

添付ファイルに関する注意事項を英語で伝える

容量の大きなファイルをメールに添付して送る場合は、相手の立場に立って配慮を示す一言を添えると丁寧な印象を与えることができます。

以下では、そんな場面で役立つ英語の例文をいくつかご紹介します。

まとめ

メールでファイルや資料を添付して送る際は、基本的に動詞「attach」や形容詞「attached」を使うことで、相手に添付していることを自然に伝えることができます。

ビジネスの現場で英文メールを作成する機会が多い方は、ぜひこの記事でご紹介したフレーズや例文を実際のメールで取り入れてみてください。

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