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英語で電話対応する際の英語フレーズ【22選】電話に出る、伝言を受ける、電話を切るまで

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あなたは仕事中に電話に出たとき、英語で話されて焦ってしまった経験はありませんか? 電話では身振りも使えないので、突然の英語電話に苦手意識を持っている人は多いです。 今回は、突然の英語電話に備えたい人や、これから英語電話をかける人に頻出フレーズを紹介します。

電話に出る

まず、電話に出るときの鉄板フレーズを紹介します。 私たちは日本に住んでいるので、はじめに「はい、◯◯です。」と日本語で答えてしまってもそこから挽回できますよ!

あいさつをする

電話に出て、相手が英語話者だとわかった場合には、簡単な挨拶から始めましょう。中学生のときに習った簡単フレーズを使うので、焦る気持ちを落ち着かせることもできます。
Hello, this is Kana Kawasaki speaking. 「はい、こちらは川崎かなです。」 Thank you for calling XXXX company. This is Kana Kawasaki speaking.「〇〇社へのお電話ありがとうございます。川崎かなと申します。」
英語電話で自分を名乗るときは、「This is ~.」を使い「I am ~.」や「My name is ~.」にしないのは、英語電話の一番の特徴と言えます。 英語では、「もしもし」や「はい」という単語はないので、代わりに「Hello」や「Good morning」、「Thank you for ~.」を使います。

相手の会社名と名前を聞く

挨拶がすんだら、相手の会社名と名前を聞きましょう。多くの場合は相手がはじめに名乗っていますが、電話に出た瞬間は英語脳になってないので、聞き取れない場合が多いです。 そんな時も、ここでもう一度確認して大丈夫ですよ!
May I have your name ? 「お名前を教えていただけますか。」 Could I have your company name, please ? 「会社名を教えていただけますか。」
「What is your name ?」でも名前を聞くことができますが、幼稚な印象になるので、ビジネスの場では「May I」や「Could I」といった丁寧表現を使うようにしましょう。

聞き直すとき

会社名や名前が聞き取れなかった時は、次のように聞き返しましょう。日本語の電話でも、会社名のような固有名詞を聞き取るのは難しいですよね。
Excuse me, could you repeat your name please ? 「申し訳ございませんが、お名前をもう一度お伺いできますか。」 May I have your name again, please? 「お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか。」 How do you spell company‘s name? 「会社名のスペルを教えていただけますでしょうか。」
固有名詞がなかなか聞き取れない場合は、3つ目のフレーズのようにスペルを一つずつ確認するのもアリです。 慌てずに相手を思いやる気持ちが伝わるようにすれば、大丈夫ですよ。

少し待ってもらいたいとき

聞き直しても分からない場合は、少し待ってもらいましょう。その間に英語が得意な人に、電話を代わるのもおすすめです。
Please hold on (the line). 「(電話を切らずに)少々お待ちください。」 Just a moment, please.  「少しお待ちください。」
電話で待ってほしいときは、「切らないでそのまま」というニュアンスが含まれている「hold on」を使います。 「Just a moment」は、最上級の丁寧表現ではありませんが、英語電話初心者向けのフレーズです。 「待つ」という意味の単語は、「wait」のイメージがありますが、単語一つで使うのには要注意。 「待て!」という命令形になり、ビジネスの場にはふさわしくありませんよ。

電話の理由を聞く

相手の名前や会社名がわかったら、電話の内容を確認します。電話で最も大事な部分ですよね。

用件を確認する

電話の用件を確認する時は、次のフレーズを使いましょう。電話ではお互いに顔が見えないので、ゆっくりはっきり伝えるのを意識するのが大切ですよ!
How may I help you ? 「ご用件をお伺いいたします。」
「May I help you ?」に「How」を付け加えることで、Yes/Noで答える質問ではなく、「具体的に」要件を聞くニュアンスになります。 「May I help you ?」と聞いて、「No, thank you.」と電話を切られてしまったら伝言を受けることもできませんよね。

用件を聞き取れなかったとき

用件を話してもらったけど、分からなかった場合は次のフレーズを使いましょう。 相手もネイティブスピーカーに電話をかけている訳ではないと理解しているので、焦らずゆっくりと聞き返すのがコツです。
Could you say that again, please ? 「もう一度言っていただけませんか?」 Excuse me, could you speak more slowly please ? 「申し訳ありません。ゆっくり話していただけますか?」
2つ目のフレーズは、電話の時に限らず使える万能フレーズです。

担当者が不在のとき

担当者が不在のときは、次のフレーズを使いましょう。状況に応じて、さまざまな言い方があります。
XXXX is out of office today. 「XXXXは、本日不在です。」 XXXX is in a meeting now. 「XXXXは、ただいま会議中です。」 XXXX is on a business trip. 「XXXXは、出張中です。」
XXXXの部分には、名前や「he」、「she」など担当者を指す言葉が入ります。 「out of office」を直訳すると「オフィスの外」ですが、実際には「不在/外出中」という意味になります。 「I am afraid that」を付けると、「申し訳ないのですが」というニュアンスを付け加えることができますよ。

伝言をうける

担当者が不在で伝言を受けるときは、次のように言ってみましょう。
Would you like to leave a message ? 「伝言を承りましょうか。」 Could I take a message ? 「伝言をうけますか。」
「leave a message」には、「伝言を残す」という意味があるので、1つ目の文は直訳すると「伝言を残したいですか?」と表されます。 さらに、「take a message」で「伝言を預かる」という意味です。「Could I ~ ?」には「私が~しますか。」と訳せるので、2つ目の文は直訳すると、「私が伝言を預かりますか。」となります。

折り返しが必要か確認する

担当者が不在だったときは、折り返しが必要か確認するのもビジネスでは大切なポイントですよね。
Should I have XXXX call you back ?  「XXXXに折り返しさせましょうか。」 Would you like XXXXX to call you back? 「XXXXからの折り返しが必要でしょうか。」
1つ目には「~させる」という使役動詞の「have」が使われています。また、「call back」は「折り返し(電話する)」の意味です。 使役動詞と言われると難しいので、折り返しが必要な時のフレーズとしてこのまま覚えてしまうのがおすすめです。 実際に電話をしながら文法的なことも意識するのは、私たちにとってはとても難易度が高いですよね。

電話を切る

無事電話の内容を確認できて、電話を切る場合にも次のようなフレーズがあります。いつも同じ言い方をしているあなたも、次のフレーズを使えば英語中級者になれますよ!
Is there anything I can help you ? 「他に用件はありますか。」 Thanks you for calling. 「お電話ありがとうございました。」 Have a nice day ! 「よい一日をお過ごしください。」
1つ目は、相手に対する気遣いフレーズです。やっぱり伝言を残したい、折り返しが欲しいといった場合には、ここで教えてくれますよ。また、「Have a nice day」は、日本語ではあまり使いませんが、ネイティブにとってはとても一般的な言い方です。

まとめ

今回は、突然の英語電話に備えたい人やこれから英語電話をかける人に頻出フレーズを紹介しました。 電話に出たときは焦らず、中学レベルの挨拶フレーズから始めましょう。 落ち着いて、ゆっくり話すのを意識すれば英語電話もあなたが思っているほど難しくありません。英語電話への苦手意識が取り除けて、ビジネス英語スキルがアップしますように! 合わせてこちらの記事もご覧ください。 →ビジネスでは必須!英語でのメールや電話のポイント