仕事で英語を使うようになると、避けて通れないのがメールと電話対応です。

「英語のメールを書くのに時間がかかる」「突然英語で電話がかかってくると焦ってしまう」という方も多いのではないでしょうか。

ビジネス英語では、難しい単語や複雑な表現を使うことよりも、用件を簡潔かつ正確に伝えることが重要です。

基本的な構成や定型フレーズを覚えておけば、メールも電話も対応しやすくなります。

この記事では、英語のビジネスメールの書き方から、電話の受け方・かけ方、取り次ぎ、聞き返しまで、仕事で役立つ基本フレーズと注意点を紹介します。

ビジネス英語ではメールと電話をどう使い分ける？

ビジネスではメールと電話のどちらを使うべきか迷うことがあります。

それぞれの特徴を理解し、状況によって使い分けることが大切です。

メールが向いている場面

メールは、内容を記録として残したい場合や、正確な情報を共有したい場合に適しています。

例えば、次のような場面です。

• 日程や金額を伝える
• 資料を添付する
• 詳しい説明をする
• 複数の内容を確認する
• 相手がすぐ対応する必要がない
• やり取りを記録として残す

文章を読み返してから送信できるため、英語に自信がない人でも比較的対応しやすいでしょう。

電話が向いている場面

電話は、その場で相手から返答を得たい場合に向いています。

例えば、

• 急ぎで確認したい
• すぐに返答が必要
• メールでは説明しにくい
• 認識のずれをその場で解消したい

といったケースです。

一方、英語の電話は相手の表情が見えず、考える時間も限られるため、メールより難しく感じることがあります。

よく使うフレーズをあらかじめ準備しておくと安心です。

電話とメールを組み合わせる

重要な内容については、電話とメールを組み合わせる方法もあります。

例えば、電話で話し合った後に、

I’ll send you a confirmation email.
（確認メールをお送りします。）

と伝え、合意した内容をメールに残します。

日時・金額・納期などの重要事項は、電話だけで終わらせず、文章でも確認すると認識のずれを防ぎやすくなります。

英語のビジネスメールは5つの基本構成を覚えよう

英語のビジネスメールは、基本的に次の流れで構成すると書きやすくなります。

1．件名
2．宛名
3．書き出し
4．本文
5．結び・署名

それぞれのポイントを確認しましょう。

1．件名｜Subject

件名では、メールを開かなくても用件が分かることが重要です。

例えば、

Meeting Schedule Confirmation
（会議日程の確認）

Request for Updated Quotation
（最新見積書のお願い）

Project Update
（プロジェクトの進捗について）

などがあります。

「Hello」「Question」などの曖昧な件名では、メールの重要度や目的が相手に伝わりません。

短く具体的にまとめましょう。

2．宛名｜Salutation

フォーマルなメールでは、

Dear Mr. Smith,
（スミス様）

Dear Ms. Johnson,
（ジョンソン様）

などが使えます。

相手との関係性によっては、

Hi John,

のようにファーストネームを使うこともあります。

初めて連絡する相手やフォーマルな関係では、相手との距離感に合った宛名を選びましょう。

3．書き出し

書き出しでは、メールを送った目的を簡潔に伝えます。

I’m writing to confirm our meeting schedule.
（会議の日程を確認するためご連絡しました。）

I’m writing regarding our new project.
（新しいプロジェクトについてご連絡しています。）

などです。

相手から連絡をもらった場合は、

Thank you for your email.
（メールありがとうございます。）

Thank you for your prompt reply.
（早速のご返信ありがとうございます。）

と始めてもよいでしょう。

4．本文

本文では、相手に伝えたい情報を簡潔にまとめます。

英語のビジネスメールだからといって、難しい単語を使う必要はありません。

一文を短くし、

結論
↓
必要な説明
↓
相手にしてほしいこと

という順番を意識すると読みやすくなります。

5．結び・署名

メールの最後には、内容に合った締めの言葉を入れます。

例えば、

Best regards,
Kind regards,

などです。

その後に、

名前
会社名
部署
連絡先

などの署名を入れます。

英語ビジネスメールを書く5つのコツ

基本構成を覚えたら、読みやすく伝わりやすいメールを書くポイントも確認しましょう。

1．件名だけで目的が分かるようにする

ビジネスでは、一日に大量のメールを受信する人もいます。

そのため、件名を見ただけで用件が分かるようにしましょう。

例えば、会議の日程変更をお願いする場合は、

Request to Reschedule Our Meeting
（会議日程変更のお願い）

などと書けます。

2．最初に用件を書く

日本語では挨拶や前置きをしてから本題へ入ることがありますが、英語のビジネスメールでは早い段階で用件を示すと分かりやすくなります。

例えば、

I’m writing to ask about the delivery schedule.
（納品スケジュールについてお伺いするためご連絡しました。）

のように、メールの目的を最初に伝えます。

3．一文を短くする

丁寧に書こうとして一文が長くなりすぎると、かえって意味が分かりにくくなる場合があります。

例えば、

We received your proposal yesterday, and after reviewing it with our team, we have several questions that we would like to discuss with you before making a final decision.

と一文にまとめるより、

We received your proposal yesterday.
We reviewed it with our team.
We have several questions we’d like to discuss before making a final decision.

と分けても内容は十分伝わります。

4．相手にしてほしいことを明確にする

メールを読んだ相手が「何をすればいいのか」分かるようにしましょう。

例えば、

Could you please send us the updated file?
（更新したファイルを送っていただけますか。）

Could you confirm the meeting time?
（会議時間をご確認いただけますか。）

などです。

5．期限は具体的に書く

「できるだけ早く」ではなく、期限が決まっている場合は具体的な日付を伝えましょう。

Could you please reply by Friday?
（金曜日までにご返信いただけますか。）

Please send the document by August 20.
（8月20日までに資料をお送りください。）

日時を明確にすることで、認識のずれを防げます。

英語ビジネスメールで使える基本フレーズ

仕事で頻繁に使う表現は、定型フレーズとして覚えておくと便利です。

すべてを一度に覚える必要はありません。

自分の仕事で使用頻度が高いものから覚えましょう。

英語メールで依頼するときのフレーズ

Could you please …?

Could you please send me the latest report?
（最新のレポートを送っていただけますか。）

ビジネスメールで幅広く使える依頼表現です。

Would you be able to …?

Would you be able to attend the meeting tomorrow?
（明日の会議に参加していただくことは可能でしょうか。）

相手が対応可能か尋ねたいときに使えます。

I’d appreciate it if you could …

I’d appreciate it if you could reply by Friday.
（金曜日までにご返信いただけると幸いです。）

丁寧に依頼したい場合に便利です。

英語メールで確認するときのフレーズ

ビジネスでは、日程や条件などを確認するメールを送る機会も多いでしょう。

I’d like to confirm …

I’d like to confirm the delivery date.
（納品日を確認したいです。）

Could you confirm …?

Could you confirm the meeting location?
（会議場所をご確認いただけますか。）

Just to confirm, …

Just to confirm, the meeting starts at 10 a.m., correct?
（確認ですが、会議は午前10時開始で合っていますか。）

すでに聞いた内容について、念のため確認するときに使いやすい表現です。

英語メールでお礼・謝罪を伝えるフレーズ

Thank you for your prompt reply.

Thank you for your prompt reply.
（早速のご返信ありがとうございます。）

Thank you for your cooperation.

Thank you for your cooperation.
（ご協力ありがとうございます。）

Thank you for your understanding.

Thank you for your understanding.
（ご理解いただきありがとうございます。）

understandingは、この表現では通常不可算名詞として使います。

I apologize for the delay.

I apologize for the delay.
（遅れについてお詫び申し上げます。）

I apologize for the inconvenience.

I apologize for the inconvenience.
（ご不便をおかけして申し訳ありません。）

apologizeは動詞なので、「I apologize …」の形で使いましょう。

英語メールの締めで使える表現

日本語メールでは「よろしくお願いいたします」を頻繁に使いますが、英語ではメールの目的に合わせて締めの表現を選びます。

I look forward to hearing from you.

I look forward to hearing from you.
（ご連絡をお待ちしております。）

返信を待っている場合に使えます。

Please let me know if you have any questions.

Please let me know if you have any questions.
（ご質問がありましたらお知らせください。）

資料や情報を送ったときにも便利です。

Thank you for your understanding.

Thank you for your understanding.
（ご理解いただきありがとうございます。）

変更や問題について相手の理解を求める場合などに使えます。

最後に、

Best regards,
Kind regards,

などを付けて締めましょう。

英語で電話を受けるときの基本的な流れ

英語の電話は緊張しやすいものですが、基本的な流れはある程度決まっています。

流れごと覚えてしまうと対応しやすくなるでしょう。

1．会社名・自分の名前を伝える

電話に出たら、会社名や自分の名前を伝えます。

Good morning. ABC Company. This is Yuki speaking.
（おはようございます。ABC社のユキです。）

会社によって決まった電話応対フレーズがある場合は、それに従いましょう。

2．相手の名前を確認する

May I ask who’s calling?
（お名前をお伺いしてもよろしいですか。）

名前が聞き取れなければ、遠慮せず確認します。

Could you spell your name, please?
（お名前のスペルを教えていただけますか。）

3．用件を確認する

How may I help you?
（どのようなご用件でしょうか。）

相手が担当者を指定した場合は、取り次ぎへ進みます。

4．担当者へ取り次ぐ

Could you hold on for a moment?
（少々お待ちいただけますか。）

I’ll put you through.
（おつなぎします。）

などが使えます。

5．担当者が不在なら伝言を受ける

担当者が不在の場合は、不在であることを伝えたうえで、伝言や折り返しが必要か確認しましょう。

英語で電話をかけるときの基本的な流れ

自分から電話をかける場合も、基本パターンを覚えておけば対応しやすくなります。

自分の名前と会社名を伝える

Hello, this is Yuki from ABC Company.
（こんにちは、ABC社のユキです。）

電話では、

My name is …

より、

This is …

がよく使われます。

話したい相手を伝える

May I speak to Mr. Smith, please?
（スミスさんをお願いできますか。）

Could I speak to Ms. Brown, please?
（ブラウンさんとお話しできますか。）

などが使えます。

用件を伝える

I’m calling about our meeting tomorrow.
（明日の会議についてお電話しています。）

I’m calling regarding your order.
（ご注文についてお電話しています。）

最初に用件を簡潔に伝えることがポイントです。

担当者へ取り次ぐときの英語フレーズ

英語で電話を受ける仕事をしている場合は、取り次ぎのフレーズを覚えておきましょう。

Could you hold on for a moment?

Could you hold on for a moment?
（少々お待ちいただけますか。）

I’ll put you through.

I’ll put you through.
（おつなぎします。）

I’ll transfer your call.

I’ll transfer your call.
（お電話をおつなぎします。）

Let me check if she’s available.

Let me check if she’s available.
（彼女が対応可能か確認します。）

このような定型フレーズは、その場で英文を作ろうとせず、まとまりとして覚えるのがおすすめです。

担当者が不在のときの英語

担当者が電話に出られない場合も、よく使う表現があります。

He’s not available at the moment.

He’s not available at the moment.
（彼は現在対応できません。）

She’s away from her desk right now.

She’s away from her desk right now.
（彼女はただいま席を外しています。）

Can I take a message?

Can I take a message?
（伝言を承りましょうか。）

Would you like him to call you back?

Would you like him to call you back?
（彼から折り返しお電話しましょうか。）

Could I have your phone number?

Could I have your phone number?
（お電話番号を教えていただけますか。）

担当者が不在の場合は、

不在を伝える
↓
伝言を確認する
↓
折り返しが必要か確認する
↓
連絡先を聞く

という流れを覚えておくと対応しやすくなります。

電話で英語を聞き取れないときのフレーズ

英語の電話で特に困りやすいのが、相手の言葉を聞き取れないときです。

電話では表情や口元が見えないため、対面より聞き取りにくく感じることがあります。

分からないまま推測せず、聞き返しましょう。

Could you say that again?

Could you say that again?
（もう一度言っていただけますか。）

Could you speak more slowly, please?

Could you speak more slowly, please?
（もう少しゆっくり話していただけますか。）

I’m sorry, I didn’t catch that.

I’m sorry, I didn’t catch that.
（申し訳ありません、聞き取れませんでした。）

Could you spell your name, please?

Could you spell your name, please?
（お名前のスペルを教えていただけますか。）

Could you repeat the phone number?

Could you repeat the phone number?
（電話番号をもう一度言っていただけますか。）

特に名前・会社名・電話番号・日時などは、聞き間違えると仕事に影響する可能性があります。

聞き取れなかった場合は、遠慮せず確認しましょう。

英語の電話対応で必ずメモしたい項目

英語の電話を受けたら、少なくとも次の内容をメモします。

• 相手の名前
• 会社名
• 電話番号やメールアドレス
• 用件
• 誰宛ての電話か
• 折り返しが必要か
• 期限や緊急度

聞き取った情報が合っているか不安なら、復唱しましょう。

So your phone number is 03-1234-5678, correct?
（電話番号は03-1234-5678で合っていますか。）

のように確認できます。

メール・電話に共通するビジネス英語の5つのポイント

メールと電話ではコミュニケーション方法が異なりますが、意識すべき基本は共通しています。

1．結論を先に伝える

最初に「何の連絡なのか」を伝えると、相手が内容を理解しやすくなります。

メールでも電話でも、長い前置きは避けましょう。

2．短い英文を使う

ビジネス英語だからといって、複雑な英文を作る必要はありません。

短くても、正確で分かりやすい英文の方が実務では使いやすいでしょう。

3．数字や日時は必ず確認する

数字・金額・納期・会議時間などは、聞き間違いや読み間違いが起こると大きなトラブルにつながる場合があります。

重要な情報は復唱したり、メールで確認したりしましょう。

4．分からなければ確認する

英語が分からないことを隠す必要はありません。

Could you clarify that?
（その点をもう少し明確にしていただけますか。）

Could you say that again?
（もう一度言っていただけますか。）

などを使い、正確に理解することを優先します。

5．重要事項は記録に残す

電話で重要な決定をした場合は、後からメールを送りましょう。

例えば、

Just to confirm our conversation, …
（先ほどのお話を確認しますと、〜。）

と書けば、電話で決まった内容を確認できます。

英語メール・電話対応でやってはいけないこと

日本語をそのまま直訳する

日本語特有の長い挨拶や表現をそのまま英訳すると、不自然になることがあります。

「何を伝えたいのか」を考え、シンプルな英語に置き換えましょう。

丁寧にしようとして回りくどくする

丁寧さと文章の長さは同じではありません。

Could you please …?

など、短くても丁寧な表現はたくさんあります。

名前や数字を曖昧なまま進める

聞き取れない場合は必ず確認してください。

特に電話では、スペルや数字を復唱する習慣をつけると安心です。

分からないのにYesと言う

相手の英語が理解できなかったとき、会話を進めるためにYesと言ってしまうのは避けましょう。

重要な内容を誤解する可能性があります。

翻訳結果を確認せず送信する

翻訳ツールなどを利用する場合でも、名前・日付・金額・依頼内容などは必ず自分で確認しましょう。

英語のメールと電話に慣れる勉強法5選

1．定型フレーズを覚える

仕事で頻繁に使う表現から覚えます。

メールなら、

I’m writing to …
Could you please …?

電話なら、

This is … from …
Could you hold on for a moment?

などです。

2．自分専用のメールテンプレートを作る

仕事でよく送るメールがあるなら、テンプレートを作っておくと便利です。

例えば、

• 日程確認
• 資料送付
• 依頼
• お礼
• 謝罪

など、用途別に用意します。

3．電話対応を台本化する

電話は、

名乗る
↓
相手を確認
↓
用件を聞く
↓
取り次ぐ
↓
伝言を受ける

という基本パターンを台本にして練習しましょう。

4．ロールプレイをする

電話対応は、フレーズを読むだけでなく実際の会話形式で練習することが重要です。

相手役と電話をかける側・受ける側に分かれて練習すると、本番への対応力を高められます。

5．言えなかった表現を復習する

仕事中に、

「これを英語で言えなかった」

という表現があればメモしておきましょう。

後から自然な言い方を調べ、次回使えるように音読します。

実際の仕事で必要になった表現から覚えることで、実践的なビジネス英語を増やせます。

1日15分でできるビジネス英語トレーニング

忙しい場合は、毎日長時間勉強する必要はありません。

特に電話対応は、英文を見るだけではなく声に出して練習することが大切です。

英語メール・電話で使える基本フレーズ一覧

最後に、頻繁に使う表現をまとめます。

まずは、自分の仕事でよく使う表現を5つ程度選び、考えなくても使える状態を目指しましょう。

英語のビジネスメール・電話に関するよくある質問

英語のビジネスメールは何から書けばいいですか？

件名と宛名を書いた後、メールの目的を早い段階で伝えましょう。

I’m writing to …

を覚えておくと、さまざまなメールに応用できます。

英語メールの件名はどう書けばいいですか？

メールの内容が一目で分かるよう、短く具体的に書きます。

例えば、会議日程の確認なら「Meeting Schedule Confirmation」のように表現できます。

「よろしくお願いします」は英語メールで何と言いますか？

「よろしくお願いします」に完全に一致する英語表現はないため、メールの目的に合わせて変えます。

返信を待つなら、

I look forward to hearing from you.

質問を受け付けるなら、

Please let me know if you have any questions.

などが使えます。

英語メールは長い方が丁寧ですか？

長ければ丁寧というわけではありません。

必要な情報を漏らさず、短く分かりやすく伝えることを意識しましょう。

英語の電話に出るとき最初に何と言いますか？

会社名や自分の名前を伝えます。

例えば、

Good morning. ABC Company. This is Yuki speaking.

のように言えます。

「どちら様ですか？」は英語で何と言いますか？

ビジネスの電話では、

May I ask who’s calling?

と尋ねられます。

相手の名前が聞き取れなければ、スペルも確認しましょう。

担当者が不在のときはどう言いますか？

He’s not available at the moment.
（彼は現在対応できません。）

などが使えます。

その後、

Can I take a message?
（伝言を承りましょうか。）

と続けるとスムーズです。

電話の英語が聞き取れないときはどうすればいいですか？

分かったふりをせず、聞き返しましょう。

Could you say that again?
（もう一度言っていただけますか。）

Could you speak more slowly, please?
（もう少しゆっくり話していただけますか。）

などが使えます。

電話とメールはどちらを使うべきですか？

急ぎの確認や、その場で返答が必要な場合は電話が便利です。

記録を残したい場合や、日時・金額・資料などを正確に共有したい場合はメールが向いています。

電話した後に確認メールを送った方がいいですか？

重要な内容については、確認メールを送ると安心です。

特に納期・金額・日程・契約条件などは、文章でも残しておくと認識のずれを防げます。

まとめ

英語でビジネスメールを書いたり電話対応をしたりするときは、難しい英語を使うことより、用件を正確かつ簡潔に伝えることが重要です。

メールでは、

目的を決める
↓
具体的な件名を書く
↓
用件を早めに伝える
↓
必要な情報を簡潔に説明する
↓
相手にしてほしいことを明確にする

という流れを意識しましょう。

電話では、

名乗る
↓
相手を確認する
↓
用件を確認する
↓
取り次ぐ・対応する
↓
必要事項をメモする

という基本パターンを覚えておくと対応しやすくなります。

また、聞き取れない英語や分からない内容があれば、そのまま進めず確認することも大切です。

メールと電話の定型フレーズを少しずつ増やし、実際の業務で繰り返し使いながら身につけていきましょう。

こちらの記事もおすすめ

• ビジネスで使える！英語メール署名の書き方ガイド｜基本項目・並び順・例文つき
• 英語で電話をする！ビジネスで使える電話の受け方・かけ方のフレーズと例文