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ビジネスでは必須!英語でのメールや電話のポイント

ビジネス英語を使っての業務は慣れるまでは時間もかかるし、ハードルが高いと感じる方も多いのではないでしょうか。

「やらなきゃ」と思っていても、日々の業務に忙殺され、ついつい後回しになってしまいがちな英語学習ですが、英語が必要になるのは突然です。

スマホやタブレットから簡単にインターネットに接続できる現代ですが、英語の翻訳となるとオンラインでの検索だけでは完了できません。あわてずに対応できるように、ここでポイントだけでも押さえておきましょう。

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まずは読み方!長めセンテンスを読み解くコツ

ビジネス英語でのメール、慣れるまでは読むのも一苦労ですよね。ただ、1度コツをつかんでしまえば難しくはありません。知らない単語があっても調べればいいのです。

ただ、センテンスが長いと、混乱してしまうという人も多いのではないでしょうか。

長めのセンテンスを読み解くのに大切なのは、まずどの部分が主語にあたるのかをはっきりさせることです。

例えば、「The document attached to the email you sent was broken」(メールに添付いただいた書類が壊れているようです)という文の中では、「was」より前の「メールに添付いただいた書類」という部分が主語にあたります。

文章の主語はどこまでなのか、がはっきりすると主語にかかる動詞や形容詞といった述語を探しやすくなります。

編集機能を使用したり、本文をワードなどに1度コピーして、主語にあたる部分を色付けすると分かりやすいです。

センテンスは短めに!返信のコツ

内容が読解できたら次は返信をしていきましょう。慣れるまでは、とにかく文を短く切っていくことがコツです。

乱暴な言い方をすれば、要は伝わればいいわけですが、さまざまな内容を1つのセンテンスに盛り込んでしまうと、内容が間違った形で先方に理解されてしまうかもしれません。

文を短く切っていくことで、それぞれのセンテンスの意味を明確にして、こういったミスを除外していきましょう。

また、あわせてご紹介したいのが締めの言葉。英語には「よろしくお願いします」などに当たる文はありません。

内容に合わせ、先方に返信をお願いしている場合は「I look forward to your reply.」、

要望にこたえられなかった場合は「Thank you for your understandings」

謝罪の連絡だった場合には「I apologies for your inconvenience」などを文章の最後につけるとよいですね。

リピートが肝心!電話対応のコツ

時間をかけられるメールと違って、瞬発力を求められる電話で大切なのはシンプルに、ゆっくりと話すことです。

人は相手の話すスピードにあわせる習性があると言われているので、こちらからスローなペースを作っていいきましょう。

また必ず確認しないといけない大事なことは事前に文章を作って、カンペを用意してからトライするのがベター。

そして、分からなかったところ、聴き取れなかった部分を聴き返す際は、ただ単に「Pardon?」と聴き返すのではなく、自分が理解できた部分はリピートをするのもコツ。

例えば、荷物を送ってくれることはわかったけれども、いつ送ってくれるか聴き取れなかった場合は「Could you please tell me when you will send the parcel ?」などと、わからなかった部分のみを尋ねるようにしましょう。

先方にもどこをはっきり伝えればいいのかが明確に伝わるので、誤認識はこれでさけられます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。読み、書き、電話対応のコツはどれも「シンプル」に「短く」が基本です。

英語での対応といっても、お客様の中には英語が母国語でない方もたくさんいらっしゃいます。お互いの理解に間違えが発生しないためにも、先方からお伺いした内容は、積極的にリピートして確認しましょう。

英語でのやり取りが増えていくと、先方が使用した言い回しや、挨拶などで「なるほど!」と思えるようなエスプリの利いた文章に出会うこともあります。積極的にアレンジして使うようにするのも、上達への近道です。