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クライアントへ丁寧な英文メールを!文気遣い英語フレーズ31選

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英語のメール文はいつも同じになっているから工夫して、丁寧に書くコツを知りたいと思っている人は多いです。

敬語表現がないと言われる英語にも、相手を気遣うフレーズはあります。

このページでは、メールの最初から最後まで使える気遣いフレーズをご紹介。

素っ気ない返事を避けて、丁寧なメールを心かければクライアントといい関係を築ける確率が高まります。あなたもいつもとちょっと違ったメール文で、周りをあっと驚かせましょう!

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印象よくはじめる!冒頭で使える気遣いフレーズ

メールの冒頭は、とても大事ですよね。

あなたは初めての人にも、何回か会ってる人にも同じようにメールを始めていませんか?

次からは、親密度によって使い分けられるフレーズを紹介します。

書き出しとあいさつ

書き出しになる宛名の書き方には、次のようなものがあります。

1)Dear 〜, 「〜さん(様)」

2)Hello 〜, 「こんにちは、〜さん(様)」

3)To whom it may concern 「関係各位」

「Dear」「Hello」の後には、名前を書きます。

名前を書く際、同じ会社の人にMs.やMr.を付けることはほとんどありません。よそよそしい感じを与えてしまう場合もあるため、敬称はなくても大丈夫です。

しかし、初めてメールをする社外の相手にはMs.やMr.などの敬称をつけるようにしましょう。

敬称をつけると、より丁寧な印象になるからです。

3)は「関係各位」という意味で、フレーズとして覚えてしまうとラクに使えます。

あいさつには次のような書き方があります。

1)Greetings ! 「こんにちは。」

2)I hope you are doing well. 「お元気だとお察しします。」

3)My name is 〜 and we met yesterday at event. 「私の名前は〜と申します、昨日のイベントでお会いしました。」

「Greetings ! 」や「I hope you are doing well」は、何回か会ったことのある顔なじみの人に使います。

「I hope you are doing well.」は、相手の状況を気遣うクッションフレーズです。

他にも、「I hope everything is going well for you. (全てうまくいっているとお察しします。)」という言い方もありますよ。

3)は、初対面で初めてメールを送る人に、自己紹介を兼ねて送るあいさつです。

難しい文法ではないので、どこで会ったのかを付け加えられると相手もあなたのことを思い出しやすいですよね。

感謝の気持ちをあらわす

感謝の気持ちをあらわすには、「Thank you」から始まる文が一般的です。

次からは、「Thank you」の後に続く様々なフレーズを紹介します。

1)Thank you for sending me the document. 「資料の送付、ありがとうございます。」

2)Thank you for your quick reply. 「早速の返信、ありがとうございます。」

3)Thank you for your feedback. 「ご意見、ありがとうございます。」

本題に入る前に、返事をすぐにくれたことや資料を送ってくれたことに対するお礼を伝えられると、気遣いはばっちりです。

返事が遅れたときのお詫び

諸事情により、返信が遅くなってしまった時には、次のフレーズを使います。

1)I apologize for the late reply. 「返信が遅くなり申し訳ございません。」

2)I am sorry for being late. 「返信が遅れすみません。」

「遅れた、遅い」と伝えたい場合は「late」を使うのが一般的です。

2)でforは前置詞なので、後には名詞か動名詞を付けるようにします。そのため、「being」という動名詞になっています。

本文でも丁寧に!相手を気遣うフレーズ

本文で使える気遣いフレーズを、紹介します。冷たい印象を与えるのを避けて、相手と良い関係を築いていくのにおすすめです。

承知しましたと伝えるとき

1)Noted with thanks. 「承知しました、ありがとうございます。」

2)Well noted. 「承知しました。」

3)Absolutely. 「かしこまりました」

4)Definitely. 「かしこまりました。」

「Noted」はそれだけでも「了解」という意味で使えますが、一言だとそっけない感じになるので上記のように使うのがおすすめです。

親しい間柄では、「I got it. (わかった。)」というのもよく使われますが、ビジネスの場ではあまりふさわしくありません。

お願いするとき

資料の提出や作成など、お願いしたいことがあるときは次のようなフレーズがおすすめです。

1)Please send me by return the file. 「ファイルの返送をお願いします。」

2)Could you please help us to 〜 ? 「〜するのを手伝っていただけませんか。」

3)Could it be possible to 〜 ? 「〜していただくことはできますか。」

4)Would you please confirm the point 〜 ? 「〜というポイントについてご確認いただけませんか。」

「Could」や「Would」は英語の敬語表現ともいわれる丁寧な言葉です。

また、3)のように「possible to」を使うことで「~できませんかという」へりくだった印象になります。

あらかじめ知っておいてもらいたいとき

1)Please note that 〜. 「〜についてご了承ください。」

2)We kindly ask for your understanding. 「どうぞご理解くださいますようお願いいたします。」

3)「Please note that 〜」というフレーズで「ご了承ください」という意味です。

このフレーズを使えば目上の人だけでなく、お客様にも使える丁寧な表現になります。

「kindly」は副詞で、この一語を入れることで「どうか~」という丁寧なお願いのニュアンスが増しますよ。

もちろん、1)にも「kindly」は入れられます。

注意点を書きたいとき

注意点を書きたい時は、箇条書きにするのがおすすめ。長い英文を書くとわかりにくくなり、間違える可能性も高まるからです。

「:」を使って次のように書くと、ネイティブにも伝わりやすいですよ。

1)Main important points highlighted in the 〜: 「重要なポイントは、つまり〜です。」

2)Please let me add more details about : 「詳細を付け加えさせてください。つまり〜です。」

「:」はつまりという意味で使われます。

また、highlightedは直訳すると「強調された」という意味で、「重要な」というニュアンスです。

「let me 〜」で「~させてください」という意味を表します。

「〜させてください」と言うと、「~します」よりへりくだった印象になりますね。

返信率アップにつながる!結びの気遣いフレーズ

いよいよ結びのフレーズです。返信率を上げビジネスを獲得するために、しっかりメールを締められるフレーズを紹介します。

返信を依頼する

1)I look forward to hearing from you. 「返信よろしくお願いします。」

2)Please send back the file. 「ファイルを返送ください。」

「look forward to 〜」には、「〜を楽しみに待つ」という意味があり、「返信を楽しみにしています=よろしくお願いします」というニュアンスになります。

「send back」で返信するという意味になり、「send me」だけよりも「返信が欲しい」という気持ちをより強めに表せるのでおすすめです。

締切りを伝える

ビジネスの場において、納期はとても大事ですよね。わかりやすくしっかりと締め切りを伝えるフレーズを紹介します。

1)The due date is 〜. 「締め切りは〜です。」

2)Please send me by COB. 「終業までに送ってください。」

3)It would be grateful if you tell us the answer by 〜. 「〜までに回答を教えていただけると幸いです。」

4)I would appreciate if you could give us your reply until 〜. 「〜までに返信をいただけると幸いです。」

「COB」は「Close of business」の略で「終業までに」という意味があります。

海外で時差がある場合に「日本時間の〇時」と伝えるより、相手にとってはわかりやすいです。

時差を計算する手間が省かれるからです。

「It would be grateful」「I would appreciate」は、とても丁寧な表現なので相手も締め切りを快諾してくるでしょう。

サポートする気持ちを表す

最後に「ご不明な点等ございましたら、ご教示ください。」という意味になるフレーズを紹介します。

サポートする気持ちを表して、相手を気遣いたいですよね。

1)Please do not hesitate to contact us. 「どうぞお気軽にお問い合わせください。」

2)Please feel free to contact us. 「ご遠慮なくお問い合わせください。」

「do not hesitate」を直訳すると、「ためらわない」という意味です。

そこから「いつでも連絡くださいね」というニュアンスを伝えられます。

また、「feel free to ~」は「ご遠慮なく」という意味で、ネイティブも非常によく使う言い方です。

ネイティブにも褒められるフレーズで、しっかり最後を締めくくってビジネス獲得につながりますように。

インプットした後は、アウトプットが大切です。

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