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もう悩まない!英語メールの書き方5ステップ

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「英語メールを書くのにいつも時間がかかる。同じ相手に毎回同じフレーズを使ってるけど大丈夫?」と思っている人は多いはずです。 英語メールを書いたものの変な英語になっていないか、内容は伝わっているか、締め切りまでに資料を提出してもらえるか心配はつきませんよね。 このページでは英語メールのコツを5つのステップに分けて、それぞれのステップでの鉄板英語フレーズを紹介します。 あなたもこのページを読めば、もう悩まずにスラスラと英語メールが書けるようになりますよ!

短く・分かりやすく・丁寧に書くコツ

もしかすると、あなたが時間をかけて丁寧に書いた英語メールはほとんど相手に読まれていないかもしれません。 あなた自身も仕事中はとても忙しく、日本語のメールでさえ一字一句きちんと読んでいないはずです。無意識のうちに、やるべきことや依頼事項に注目して読んでいます。 英語メールでも重要なポイントだけ読み取りたいのは同じです。 そのため、依頼事項がわかりにくい次のように長いメールはNGです。 英語メールNG例 次のようなたった5つのステップだけで、英語メールはOKです! 正しい英語メール例 実はそっけないくらいに短いメールのほうがわかりやすく、相手への気遣いも感じられますよ。
英語メールの件名について詳しく学習したい場合は、こちらの記事をご覧ください。 →【英語ビジネスメール】迷ったらこれ!英語件名フレーズ13選

ステップ1|冒頭文は短くこう書く!

メールの書き出しは、悩むポイントの1つですよね。時短のためにも、簡単なあいさつから始めるのがおすすめです。

宛名の書き方

1)Dear ~, 「~さん」 2)Hello Mr. / Ms. ~,  「~様」 3)To whom it may concern,  「関係各位」
宛名の書き方のポイントは、名前の後に「, 」がつくことです。 またMr. / Ms.は丁寧な表現ですが、固い印象になるので社内の人とやりとりする際にはあまり使われません。

いろいろなあいさつ

1)I hope you are doing well. 「いかがお過ごしでしょうか。」 2)Thank you for your e-mail. 「メールをいただきありがとうございます。」 3)I am sorry for late reply. 「返信が遅れて申し訳ございません。」
文法的に難しいものはありませんね。 「for」の後には名詞か動名詞が来ます。 3)では、名詞を修飾する形容詞が名詞「reply」の前に来ていますね。

ステップ2|メールの目的はわかりやすく!

あいさつが書けたら、「なぜメールしたのか?」メールの目的を一文でわかりやすく書くのもわかりやすいメールのコツの一つです。 お知らせしたい、質問したい、お願いしたいことがあるときはぜ次の例文を参考にしてくださいね。

お知らせや質問したいとき

1)I would like to inform about ~.  「~についてお知らせしたいです。」 2)Please let me introduce ~.  「~について紹介させてください。」 3)I have a question about ~. 「~について質問があります。」
ビジネスの場で「~したい」と伝えるときは、「want to ~」ではなく、「would like to ~」を使うようにしましょう。 「want to ~」と「would like to ~」は両方とも同じ意味ですが、「would like to ~」のほうがより丁寧で敬語表現のニュアンスを持ちます。 また、「~したい」と直接的に言うのを避けたい時は「let me ~」を使うことで「~にさせていただけませんか。」というへりくだった印象を表せます。 3)のように、「質問があります。」と簡潔に直接言ってしまうのも、忙しい相手にメール文を読んでもらうためのポイントです。

お願いのとき

1)Could you please help me to ~ ? 「~をするのを手伝っていただけないでしょうか?」 2)I would highly appreciated if you double check regarding ~. 「~に関して再度ご確認いただけますと幸いです。」
何かしてほしいときは、「Could you ~ ?」から始まる疑問文でメールの目的を示しましょう。 「Could you ~ ?」に「please」を入れて「どうか~していただけませんか」というお願いのニュアンスを強められます。 また「help」を入れて、「(困っているから)助けてほしい」というニュアンスを追加するのも、相手に対応してもらうためのコツですよ。 2)の「I would highly appreciated if you ~.」は「~してもらえると嬉しい」という意味の丁寧語です。 とても丁寧なニュアンスで、日本語だと「~していただけますと幸甚に存じます」という訳もあてはめられます。

ステップ3|詳細や理由を添えてより丁寧に!

目的が書けたら、どうしてそのお願いをしたのか理由や詳細を伝えられるといいですよね。 詳細や理由を添えるときに使える簡単フレーズを紹介します。

詳細を伝える

1)Regarding the more detail about ~:  「~の詳細に関しては、」
「Regarding ~」で「~に関する」という意味です。 詳細を伝えたい時は「つまり、要するに」という意味の「:」を使って箇条書きにするのがおすすめです。

理由を添える

1)I am writing this e-mail because ~.  「~なので、このメールを書いています。」
また、「なぜなら」という意味を持つ「because」を使って、メールを書いた理由を直接書いてしまうのもアリです。 「because」は文頭につけると失礼な印象になるので、例文のように文中で使えるといいですね。

ステップ4|次のアクションを示して返信率アップ!

相手が次に何をすればいいのかまで書けると、相手を気遣った完璧なメール文になります。 忙しい相手でも、行動に移しやすいですよね。

締切を伝えるとき

1)Due date is ~.「締め切りは~です。」 2)Please send me back by ~.「~までに返送をお願いします。」
「Due date」は「締切日」という意味です。 「Due date」を使わずに締め切り日を伝えたときは「~(日)までに」という意味を表せる「by」を使うのがおすすめです。 「~」の部分には、日付や曜日を入れて使ってみてくださいね。

電話で話をしたいとき

直接話をしたい時は、次のフレーズがおすすめです。
1)Is it possible to have a short call later ?  「後ほど簡単に電話できませんか?」 2)Do you have time to discuss ~ ?  「~について話す時間はありますか?」
「Is it possible to ~」を直訳すると「~するのは可能ですか?」になり「~できませんか?」という意味で使えます。 「You had a call from mom.(お母さんから電話があったよ。)」というように、「電話する」の動詞には「have」が使われます。 「short」をつけて5分から10分くらいの簡単な電話で確認できる内容であると示せば、相手の時間を取ってもらいやすいですよ。

ステップ5|終わりも短くわかりやすく

いよいよ最後のメール文です。 メールの終わりに次のような気持ちを表す文章を追加できれば、短いメール文でも決して冷たい印象にはなりません。

サポートする気持ちを表す

1)Please do not hesitate to contact us.  「お気軽にお問い合わせください。」 2)Please feel free to ask questions.  「質問がありましたら遠慮せずに問い合わせください。」
「do not hesitate to ~」で「ためらわないでください=遠慮しないでください」という意味になり「お気軽に」というニュアンスを表せます。 また「feel free to ~」は、「自由に=遠慮しないでください」という意味でネイティブも非常によく使うフレーズです。

楽しみにしている気持ちを伝える

近いうちに会う予定があれば、次のようなフレーズもおすすめです。
1)I look forward to seeing you soon.  「近いうちにあなたに会えるのを楽しみにしています。」 2)See you in a week !  「それでは、1週間後にお会いしましょう。」
「I look forward to 動名詞/名詞」で「楽しみにしている」という意味です。 「I am looking forward to 動名詞/名詞」も同じ意味ですが、よりカジュアルな印象になるのでビジネスの場では、「look forward to」を使えるといいですね。 2)で使われている「in」には「~後に」という意味があります。 例えば、「It starts in 5 minutes.」で「5分後に始まります。」という意味です。 メールの終わりでは以上のような気遣いフレーズを付けて、短く・分かりやすく・丁寧な英語メールを完成させましょうね! インプットした後は、アウトプットが大切です。オンライン英会話で気軽に初めてみませんか?