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英語でミーティング……緊張するけどこのコツを知っていれば乗り切れるはず!


グローバル化が急速に進み続ける現代で、英語でのミーティングは頻繁に行われるようになってきました。外国の顧客相手に、世界中に向けて発信する会議など、英語を使う機会は増えつつあります。そんな中で、これさえあれば乗り切れるという奥の手があれば、是非習得したいですよね。今回はそのコツをお教えします。


シェアしやすい議題を用意する


ミーティングをする時、議題は多くの人が見ただけで、「ああ、今回のミーティングではこのことについて議論するのだな」と認識してもらえるようにすると良いでしょう。そうすることで、多少言語的に至らない部分があったとしても、相手側が推測してくれるようになるはずです。つまり、ミーティングに参加する人全員にとって分かりやすく、共有しやすい議題にしておくことが重要なポイントであると言えるでしょう。

例えば、新製品の開発について議論する際、議題を「新製品の開発」とするのではなく、「子どものための新製品開発について」や「お年寄りに向けた新製品の考案」と設定して、ターゲットを具体的にし、事前に各々が準備しやすくするというのも良い方法でしょう。そうすることで、より具体的に案も出しやすくなり、深い議論をすることが可能になります。また、共感できるポイントが議題の中に含まれているということも大切なことの一つでしょう。


本番に向けたシミュレーションも必要


しかしながら、いくらシェアしやすい議題を用意したからといって、いきなり本番から始めてもなかなか上手くいかないでしょう。ですから、イメージトレーニングをすることがとても重要になるのです。

「このように議論を展開していき、こんな質問や反論が出てきたらこうやって返そう」というように、流れを最初に想像しておいてミーティングに臨むことがポイントです。例えば、ミーティングで使う映像や写真等をもう一度確認し、自分でリハーサルを行ってみたり、パワーポイントを使用するのであれば、それに合わせて何度もトークの練習をしたりするのも有効です。自分の中でのミーティングの流れや持っていき方をイメージしておくことが、外国人相手にミーティングをするコツでしょう。円滑に会議が進むことで、論点もはっきりしやすく、好印象を与えるアピールポイントにもなりえます。


視覚情報をフル活用する


そうはいっても、英語のスピーキングだけで場を持たせるのはなかなか難しいのではないでしょうか。緊張してとっさにフォローできないこともあるかもしれません。そのときは相手の目に訴えることがカギとなってきます。つまり、視覚的に理解しやすい資料を用意しておくことが大切なのです。人間の外部からの情報はほとんど視覚に頼っていると言われていますからね。

一目見ただけで理解できるような資料を用意しておけば、多少記載ミスをしたところで咎められることはあまりありません。頭では理解できているからです。赤ちゃんの写真を出して、「これは赤ちゃんです」と説明する必要はありませんよね。たとえば、話すのが苦手なら、事前に録音しておいた音声と、映像を使ってミーティングを進めるというのも一つの方法です。

また、多くの写真や画像を用いて、矢継ぎ早に議論を展開するのも良いでしょう。つまり、「声で訴えるのは重要な部分、それ以外は視覚に訴える」というのが英語でミーティングを行う際の大きなコツとなるのです。


まとめ

いかがでしょうか。シェアしやすい議題を用いて、多くの分かりやすい資料を提示し、万全の態勢でミーティングに臨むことこそが英語でミーティングするときの奥の手なのです。

これさえあれば、いくら緊張しても大きなミスをすることはあまりありませんし、きっと無事に会議を終えることができるでしょう。今後も英語でミーティングをする機会は増える一方です。その覇者となるのはこのコツを知ったあなたかもしれませんね。